مقدمه:
در راستای تبصره ۲ ماده ۶۵۵ قانون آیین دادرسی کیفری مصوب ۱۳۹۲ و فصل چهارم آیین نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها، به شماره ۹۰۰۰/۶۵۱۳۷/۱۰۰ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۲۶ مصوب ریاست محترم قوه قضائیه و اجرای دقیق و صحیح مقررات حاکم بر کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، وظایف کانون و ارکان آن به شرح اساسنامه ذیل میباشد.
اصطلاحات:
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
دفاتر: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
اعضاء: مدیران دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
فصل اول ـ کلیات
ماده ۱ ـ نام: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی که منبعد کانون نامیده می‌شود.
ماده ۲ ـ مکان: مرکز اصلی کانون در تهران ـ خیابان شهید بهشتی ـ نبش خیابان ولیعصر ـ خیابان عبادی ـ نبش کوچه منصور ـ روبروی بیمارستان توس ـ پلاک ۳ میباشد.
ماده ۳ ـ مدت: مدت فعالیت از زمان تشکیل به مدت نا محدود میباشد.
ماده ۴ ـ کانون حسب اعلام قوه قضاییه و با رعایت نیاز هر استان، کانون استانی راه‌اندازی خواهد کرد. اساسنامه و سایر امور کانونها به موجب آیین نامه‌ای است که متعاقباً پیشنهاد و تصویب خواهد شد.
تا تشکیل کانونهای استانی، کانون می‌تواند با ایجاد دفاتر نمایندگی در استان ذیربط امور دفاتر خدمات الکترونیک قضایی آن استان را اداره نماید.
ماده ۵ ـ اهداف و موضوع کانون:
۱ ـ نظارت بر کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی در استان‌ها
۲ ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی و ارائه به اداره کل
۳ ـ فراهم نمودن موجبات پیشرفت علمی و عملی دفاتر
۴ ـ تدوین برنامه‌های آموزشی برای مدیران و کارکنان دفاتر
۵ ـ بررسی پیشنهاد واصله در تعیین و تغییر تعرفه خدمات قضائی و پیشنهاد به اداره کل
۶ ـ بازرسی دوره‌ای و موردی از دفاتر خدمات و ارائه گزارش به اداره کل و هیأت تخلفات بدوی
۷ ـ پیشنهاد دریافت درصدی از درآمد و حق عضویت اولیه از دفاتر خدمات
۸ ـ پیشنهاد توسعه کمی و کیفی دفاتر به اداره کل
۹ ـ انجام وظایف اجرائی اداره کل در صورت تفویض
۱۰ ـ هماهنگی کلیه امور صنفی دفاتر
ماده ۶ ـ کانون دارای شخصیت حقوقی و مالی مستقل و از نظر نظامات تابع قوه قضائیه میباشد.
فصل دوم ـ ارکان کانون
ماده ۷ ـ ارکان کانون عبارتند از:
۱ ـ مجمع عالی
۲ ـ هیئت‌مدیره
۳ ـ حسابرس
ماده ۸ ـ مجمع عالی کانون متشکل از ۳ عضو میباشد:
۱ ـ رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه به عنوان رئیس مجمع عالی
۲ ـ مدیر کل خدمات الکترونیک قضائی مرکز به عنوان دبیر جلسه
۳ ـ رئیس هیئت‌مدیره کانون.
ماده ۹ ـ جلسات مجمع عالی سالی دو بار در تیر ماه جهت تصویب ترازنامه و صورتهای مالی کانون و در بهمن ماه جهت اخذ گزارش عملکرد کانون و دفاتر نمایندگی و تصویب بودجه سال آتی کانون تشکیل می‌شود.
تبصره ۱: جلسات مزبور با دعوت دبیر مجمع تشکیل می‌شود.
تبصره ۲: جلسات فوق‌العاده بنا به درخواست هر یک از اعضا و تصویب رئیس مجمع تشکیل می‌شود.
ماده ۱۰ ـ اختیارات مجمع عالی به شرح ذیل است:
۱ ـ استماع گزارش عملکرد کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی، ارائه شده توسط مدیر کل دفاتر خدمات قضائی.
۲ ـ استماع گزارش سالانه هیئت‌مدیره و بازرس قانونی کانونهای استانی و بازرس دفاتر نمایندگی.
۳ ـ بررسی و تصویب ترازنامه و صورتهای مالی کانون.
۴ ـ بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به خط‌مشی و برنامه‌ریزی برای فعالیتهای آتی کانون.
۵ ـ بررسی و تصویب بودجه پیشنهادی هیئت‌مدیره و تصمیم در خصوص ذخیره‌ها و سپرده‌های مالی.
۶ ـ تصویب حق حضور در جلسات هیئت‌مدیره و حقوق اعضاء تمام وقت هیئت‌مدیره کانون.
۷ ـ تصویب تشکیل کانون استان‌ها
۸ ـ بررسی موضوع انحلال کانون و کانونهای استانی و پیشنهاد به ریاست محترم قوه قضائیه
ماده ۱۱ ـ کانونهای استانی از حیث امور اداری و مالی و تشکیلاتی تحت نظارت و مدیریت کانون مرکز می‌باشند.
ماده ۱۲ ـ هیئت‌مدیره کانون
کانون به وسیله هیئت‌مدیره‌ای مرکب از هفت نفر به شرح ذیل اداره می‌شود:
۱ ـ دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنهادی اعضای کانون و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
۲ ـ دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضائی به پیشنها شورا و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
۳ ـ مدیر یا نماینده تام الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی
۴ ـ یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
۵ ـ مدیر عامل کانون
تبصره ۱: دوره تصدی اعضای هیئت‌مدیره ۳ سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.
تبصره ۲: تا قبل از تشکیل کانونهای استانی، اعضای بند ۱ از میان مدیران دفاتر با تأیید رئیس مرکز انتخاب می‌شود
ماده ۱۳ ـ اعضای هیئت‌مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی یک نفر را با اکثریت آرا به عنوان مدیرعامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده دوازده، یک نفر را به عنوان رئیس هیئت‌مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب خواهند کرد
جلسات هیئت‌مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات هیئت‌مدیره با رای اکثریت اعضای هیئت‌مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون، نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات هیات مدیره است و مکاتبات کانون با امضای وی و در امور مالی به همراه امضای خزانه دار معتبر خواهد بود.
تبصره ۱ ـ مدیرعامل کانون باید به صورت تمام‌وقت در کانون حضور داشته و در صورتی که مدیر دفتر خدمات قضایی باشد برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند
تبصره ۲ ـ در صورتی که هر یک از اعضای هیئت‌مدیره به هر دلیل اعم از فوت، غیبت، محجوریت، استعفا و غیره در جلسات هیئت‌مدیره به مدت ۳ ماه شرکت ننماید رئیس مرکز فرد جانشین را معرفی خواهد نمود.
ماده ۱۴ ـ وظایف هیئت‌مدیره:
۱ ـ نظارت بر حسن اجرای امور کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی.
۲ ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی و پیشرفت کاری و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل.
۳ ـ پیشنهاد تشکیل کانون استان ها
۴ ـ سیاست گذاری در امر آموزش و اجرای آن پس از تصویب اداره کل.
۵ ـ بررسی پیشنهادهای واصل مربوط به تعیین و تغییر تعرفه‌های مربوط به خدمات الکترونیک قضائی و حق عضویت سالانه و درصدی از درآمدهای دفاتر و ارسال نتایج آن به اداره کل جهت تصویب
۶ ـ بازرسی‌های دوره‌ای و موردی وجمع بندی نتایج بازرسی‌ها و ارسال آن به اداره کل جهت اتخاذ تصمیمات لازم.
۷ ـ تهیه و تنظیم گزارش مالی و ترازنامه سالیانه جهت ارائه به مجمع عالی
۸ ـ تصویب پیشنهادات تشکیلاتی واصله از کانونهای استانی
۹ ـ بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی و گزارش آن به اداره کل و هیأت تخلفات بدوی
۱۰ ـ پیشنهاد و ارائه راهکارهای رویه‌های مشترک (وحدت رویه) بر مبنای چهارچوبهای قانونی به اداره کل.
۱۱ ـ تدوین و تنظیم بودجه سالیانه و پیشنهاد آن جهت تصویب به مجمع عالی.
۱۲ ـ ارائه طرحهای فرهنگی، رفاهی و بیمه برای مدیران دفاتر و ابلاغ آن در صورت تصویب مجمع عالی
۱۳ ـ رسیدگی و تصویب معاملات و نصاب آن طبق آئین‌نامه مالی و معاملاتی کانونها.
۱۴ ـ اتخاذ تصمیم راجع به اقامه، تعقیب و دفاع از هر گونه دعوی و یا انصراف از آن در کلیه مراجع قانونی در راستای وظایف کانون.
۱۵ ـ تعیین حسابرس قانونی.
۱۶ ـ تشکیل هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات بر اساس ضوابط.
۱۷ ـ تدوین و تصویب دستورالعملهای داخلی مورد نیاز کانون و یا تغییرات و یا اصلاح آنها
تبصره ۱: اعضاء هیئت‌مدیره و اعضای خانواده و بستگان درجه یک ایشان حق ندارند شخصاً در معاملاتی که با کانون و یا هر یک از واحدهای زیر مجموعه کانون صورت می‌گیرد به طور مستقیم و غیر مستقیم شرکت نموده و یا سهیم شوند.
تبصره ۲: جلسات هیئت‌مدیره به طور منظم و با تعیین دستور جلسه تشکیل و مطالب مورد بررسی که به تصویب برسد طی صورتجلسه‌ای مکتوب ثبت و نگهداری خواهد شد.
ماده ۱۵ ـ وظایف و اختیارات مدیرعامل:
۱ ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای مصوبات هیئت‌مدیره
۲ ـ اعمال مدیریت صحیح بر کلیه امور کانونها و دفاتر نمایندگی استان‌ها و حفاظت از اموال و دارائی‌های آن
۳ ـ تهیه و تنظیم برنامه و بودجه کانونها و تراز مالی و گزارشات مربوطه و ارائه آن به هیئت‌مدیره
۴ ـ تهیه و تنظیم هرگونه مقررات و دستورالعملهای لازم برای پیشبرد اهداف و امور کانونها و تسلیم به هیئت‌مدیره جهت تصویب
۵ ـ تقسیم کار بین کارکنان و ایجاد هماهنگی بین واحدهای تابعه و عزل و نصب کارکنان بر اساس مقررات مربوطه
۶ ـ اتخاذ تصمیم انضباطی در مورد کارکنان کانون بر اساس مقررات و دستورالعملهای مصوب هیئت‌مدیره
۷ ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای تصمیمات هیأت مدیره در کلیه مراجع
۸ ـ امضاء کلیه مکاتبات اداری و همچنین امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی و تعهدآور مشترکا با خزانه دار کانون
۹ ـ تعیین یک نماینده رسمی برای عضویت در هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات
ماده ۱۶ ـ وظایف خزانه دار:
۱ ـ نظارت بر حسن اجرای کلیه فعالیتهای مالی کانون
۲ ـ ارائه گزارش عملکرد فصلی امور مالی کانون به هیئت‌مدیره
۳ ـ کمک در تهیه و تنظیم بودجه سالانه و همچنین تراز مالی فصلی و یا سالیانه
۴ ـ همکاری با حسابرس کانون
۵ ـ امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی مشترکاً با مدیرعامل کانون.
ماده ۱۷ ـ حسابرس قانونی:
هیئت‌مدیره کانون یک شخص (اعم از حقیقی یا حقوقی ) را با جلب موافقت اداره کل به عنوان حسابرس قانونی برای مدت یکسال انتخاب می‌نماید و تجدید انتخاب وی برای دوره‌های بعدی بلامانع است.
ماده ۱۸ ـ حسابرس موظف است کلیه گزارشات مالی و تراز مالی کانون را که در اختیار وی قرار می‌گیرد مورد بررسی قرار داده و به صورت مکتوب در تطابق و یا عدم تطابق آنها با اصول حسابداری و حسابرسی و همچنین در چهارچوب مقررات و دستورالعملهای مصوب و یا وظایف هیئت‌مدیره اظهار نظر و گزارش نماید.
تبصره ۱: رئیس کانون و سایر اعضاء هیئت‌مدیره و کلیه کارکنان موظف هستند هر نوع اسناد، مدارک و اطلاعات مورد نیاز حسابرسی را در اختیار وی قرار دهند.
تبصره ۲: حسابرسی و مطالعه اسناد و مدارک باید به نحوی انجام گیرد که به امور جاری لطمه‌ای وارد نشود.
فصل سوم ـ سرمایه و منابع
ماده ۱۹ ـ سرمایه و منابع کانون عبارتست از:
۱ ـ وجوه حاصل از حق عضویت
تبصره: حق عضویت، درصدی از درآمد دفاتر خواهد بود.
۲ ـ وجوه حاصل از سرمایه‌گذاری کانون جهت اجرای اهداف کانون با تأیید مجمع عالی.
۳ ـ کمکها و هدایا از طرف اشخاص حقوقی یا حقیقی.
۴ ـ کمکها و مساعدتهای مرکز
فصل چهارم ـ سایر مقررات
ماده ۲۰ ـ بودجه سالیانه کانون حداکثر باید تا پایان دیماه هر سال از طرف هیئت‌مدیره و رئیس کانون تهیه و برای بررسی و تصویب نهائی به مجمع عالی ارائه شود و مجمع عالی کانون نیز رسیدگی به بودجه را طوری انجام دهد که نهایتا در پایان سال بودجه مصوب به کانون ابلاغ گردد.
ماده ۲۱ ـ کلیه دفاتر می‌بایستی حق عضویت تعیین شده از درآمد را که با تصویب مجمع عالی تعیین می‌گردد به کانون پرداخت نمایند.
ماده ۲۲ ـ انحلال کانون
کانون در صورت پیشنهاد مجمع‌عالی و با تصویب رئیس محترم قوه قضائیه منحل می‌گردد و در این صورت انحلال توسط هیأت منتخب انحلال که توسط رئیس محترم قوه قضائیه تعیین می‌گرددامور انحلال را انجام خواهد داد.