ماده ۱
دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند رسمی انتقال عین اراضی واملاک اعم از قطعی، شرطی،هبه، معاوضه، صلح، وقف و وصیت مطابقت مشخصات ملک ومالک (مندرج در سند مالکیت) با دفتر املاک وبازداشت نبودن ملک را از اداره ثبت اسناد واملاک محل وقوع آن استعلام وپس از اخذ پاسخ، با رعایت سایر مواد این آئین نامه مبادرت به تنظیم اسناد مذکور نمایند وشماره وتاریخ پاسخ استعلام را در سند تنظیمی قید کنند.
پاسخ استعلام ثبت باید حاوی نام ومشخصات آخرین مالک، شماره پلاک ثبتی، ثبت صفحه ودفتر املاک، شماره چاپی سند مالکیت ومراتب بازداشت یا عدم بازداشت ملک مورد استعلام باشد، چنانچه ملک در دفتر املاک ثبت نشده باشد، اداره ثبت محل مکلف است وضعیت ثبتی را اعلام نماید.
تبصره ۱- استعلام یاد شده، مطابق برگه مخصوصی است که حاوی اطلاعات موصوف بوده وتوسط سازمان ثبت اسناد واملاک کشور به صورت اوراق بهادار تهیه وبه دفاتر اسناد رسمی تحویل می شود.
تبصره ۲- اعتبار پاسخ استعلام، در مواردی که دفتر اسناد رسمی واداره ثبت در یک شهر قرار دارند، یک ماه ودر غیر این صورت ۴۵ روز از تاریخ صدور خواهد بود.
تبصره ۳- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند پاسخ استعلام ثبتی را که به عنوان دفتر خانه دیگری صادر گردیده است، مستند ثبت معامله قرار دهند ورأسا باید استعلام نمایند.
ماده ۲
چنانچه پس از ارسال پاسخ استعلام به دفتر اسناد رسمی در مدت اعتبار پاسخ مذکور، دستور مراجع ذی صلاح قضایی یا ثبتی مبنی بر بازداشت ملک با نظریه قطعی وزارت مسکن وشهرسازی یا وزارت جهاد کشاورزی حسب مورد مبنی بر موات بودن ویا شمول ماده (۵۶) قانون حفاظت وبهره برداری از جنگل ها ومراتع، به اداره ثبت محل وقوع ملک واصل گردد، اداره مذکور مکلف است فورا مراتب را راسا یا از طریق اداره ثبت محل استقرار دفترخانه به دفتر یاد شده کتبا ابلاغ نماید.
ماده ۳
دفاتر اسناد رسمی در خصوص گواهی پایان ساختمان وعدم خلاف، ملزم به رعایت تبصره (۸) اصلاحی ماده (۱۰۰) قانون شهرداری- مصوب ۲۷/۶/۱۳۵۸ شورای انقلاب- قبل از تنظیم سند انتقال املاک موضوع تبصره مذکور می باشند.
ماده ۴
دفاتر اسناد رسمی موظفند هنگام تنظیم سند رسمی انتقال اراضی واملاک واقع در خارج از محدوده وحریم شهر، اعلام نظر اداره جهاد کشاورزی شهرستان مربوط مبنی بر عدم شمول مقررات قانون مرجع تشخیص اراضی موات وابطال اسناد آن ویا عدم شمول ماده (۵۶) قانون حفاظت وبهره برداری از جنگل ها ومراتع را اخذ وشماره وتاریخ آن را در سند تنظیمی قید نمایند. ادارات جهاد کشاورزی مکلفند با رعایت مفاد تبصره ماده (۱) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی وماده (۷) این آئین نامه، نسبت به ارجاع موضوع به سازمانهای ذیربط (حسب مورد سازمان امور اراضی یا سازمان جنگل ها، مراتع وآبخیزداری کشور) ویا ادارات وابسته اقدام واعلام نظر نمایند.
تبصره ۱- دفاتر اسناد رسمی موظفند به منظور تعیین موقعیت پلاک ثبتی مورد انتقال از جهت داخل یا خارج از محدوده وحریم شهر قرار داشتن آن، از سازمان مسکن وشهرسازی استعلام نمایند.
تبصره ۲- در صورت وجود سابقه مبنی بر اعلام نظر نسبت به موات نبودن ملک از مرجع ذی ربط یا در صورتی که برای مورد معامله سند مالکیت به صورت اراضی کشاورزی، باغ مشجر ویا دارای اعیانی صادر شده ویا مستندات وپاسخ استعلام قبلی موید آن باشد، نیاز به اخذ نظر مجدد در این خصوص نخواهد بود.
ماده ۵
وزارت جهاد کشاورزی تا پایان مهلت قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی وفرهنگی جمهوری اسلامی ایران وبه شرح بند (ج) ماده (۶۸) قانون مذکور، باید کلیه اراضی موقت واقع در خارج از محدوده وحریم شهر وهمچنین اراضی مشمول ماده (۵۶) قانون حفاظت وبهره برداری از جنگل ها ومراتع را به اداره ثبت اسناد واملاک محل وقوع ملک منعکس نموده ودر مورد آنها تقاضای صدور سند مالکیت نماید.
مـاده ۶
دفاتر اسـناد رسمی مکلفند، هنگام تنظیم سند نقل وانتقال عین اراضی واملاک، مفاصاحساب، مالیاتی وحسب مورد بدهی موضوع ماده (۳۲) قانون تأمین اجتماعی – مصوب ۱۳۵۴- را از انتقال دهنده مطالبه وشماره آن را در سند تنظیمی قید نمایند، مگر اینکه انتقال گیرنده ضمن سند تنظیمی متعهد به پرداخت بدهی احتمالی انتقال دهنده گردد که در این صورت متعاملین نسبت به پرداخت آن مسئولیت تضامنی خواهند داشت. در صورت اخیر، دفاتر اسناد رسمی موظفند تصویر سند تنظیمی را جهت وصول مطالبات موصوف تا پایان ماه بعد به ادارات امور مالیاتی وتأمین اجتماعی محل مربوط ارسال نمایند.
تبصره – ادارات مذکور موظفند طبق مقررات، پس از تاریخ وصول تصویر اسناد مذکور در صورتی که مورد معامله دارای بدهی باشد، مراتب را ضمن صدور برگ تشخیص وتعیین میزان قطعی بدهی تا تاریخ ثبت سند رسمی به نشانی مندرج در سند تنظیمی به هر یک از متعاملین ابلاغ نمایند.
ماده ۷
ادارات وسازمان های مذکور در بندهای ذیل ماده (۱) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مکلفند هنگام تقاضای ذی نفع ویا ارائه استعلام دفتر اسناد رسمی، گواهی وصول تقاضا یا استعلام، حاوی پلاک ثبتی ملک مورد استعلام را به مراجعه کننده تسلیم ویا برای دفتر اسناد رسمی ذی ربط ارسال وحداکثر ظرف ۲۰ روز از تاریخ صدور گواهی وصول تقاضا ویا استعلام، پاسخ آن را اعلام نمایند. نظر مخالف مراجع مذکور باید روشن وبا ذکر علت ومستند به دلایل قانونی و اعلام نظر موافق نیز باید صریح وبدون قید وشرط باشد، در غیر این صورت یا در صورت عدم ارائه پاسخ در مهلت مقرر، ثبت سند یا تصریح موضوع در سند تنظیمی بلا مانع خواهد بود.
تبصره-در صورتی که مراجعه کننده مدعی عدم صدور پاسخ لازم ادارات مربوط در ظرف مدت مقرر باشد، دفتر اسناد رسمی موضوع را از اداره ذی ربط استعلام خواهد نمود.
ماده ۸
دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم سند موظفند در صورت عدم وصول پاسخ استعلامات ویا ارایه پاسخ مشروط ومبهم یا مقید، منتقل الیه را از آثار وتبعات سند تنظیمی مطلع ومسئولیت تضامنی متعاملین در پاسخگویی کلیه تعهدات قانونی وبدهی های مربوط به مورد معامله که تا زمان تنظیم سند طبق قوانین محقق ومسلم بوده را صریحا در سند قید وثبت نمایند.
ماده ۹ (اصلاحی ۱۳۸۷/۰۹/۰۳)
هر گونه انتقال بلاعوض به نفع دولت و شهرداری ها از پرداخت عوارض و اخذ هر گونه گواهی به استثنای پاسخ استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل معاف می‌باشد.
ماده ۱۰
اداره امور مالیاتی محل مکلف است در اجرای تبصره (۱) ماده (۱۲۳) اصلاحی قانون ثبت موضوع ماده (۱۰) قانون الحاق موادی به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت – مصوب ۱۳۸۴- ارزش معاملاتی ملک مورد معامله را به دفتر اسناد رسمی استعلام کننده اعلام نمایند.
ماده ۱۱
چنانچه به درخواست متعاملین سند نقل وانتقال تلفن ثابت وهمراه در دفاتر اسناد رسمی تنظیم وثبت گردد، شرکت مخابرات ایران موظف است پس از ارائه سند مذکور نسبت به تغییر نام مالک مبادرت نماید.
ماده ۱۲
دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند نقل و انتقال ماشین های چاپ، لینوگرافی وصحافی مولفات وزارت فرهنگ وارشاد اسلامی را اخذ وپس از انجام معامله، خلاصه نقل و انتقال را در شناسنامه مالکیت مربوط درج و تصویر سند تنظیمی را به وزارت فرهنگ وارشاد اسلامی ارسال نمایند. شناسنامه مذکور طبق نمونه ای است که توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی با همکاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ ابلاغ این آئین نامه، تهیه در اختیار مالکان ماشین های یاد شده قرار می گیرد.
تبصره- تا زمانی که شناسنامه مالکیت موضوع این ماده تهیه و در اختیار مالک قرار داده نشده است، تنظیم سند با ارائه موافقت نامه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی بلا مانع خواهد بود.